Er wordt altijd gesproken over salarisadministratie wanneer de consultant HRM ter sprake komt. Het administreren van salarissen vergt een gespecialiseerde discipline en is dus niet zomaar een functionaliteit binnen HRM-software. Daarnaast heeft de salarisadministrateur te maken met verschillende bedrijfsonderdelen, zoals de boekhouding en de juridische afdeling. Er bestaan verschillende salarissystemen en salarisdiensten voor het verwerken van de salarissen, vanwege de verschillende soorten wetgeving voor specifieke branches.

Het is belangrijk om de salarisworkflow goed te begrijpen voordat een organisatie besluit om een nieuw systeem te gaan gebruiken voor de loonadministratie. Elk bedrijf voert namelijk een variatie uit van de standaard procedure voor salarisadministratie. Deze procedure bestaat uit het verzamelen van loongegevens van een bepaalde periode, de loonberekening die op basis van deze gegevens gemaakt wordt en de uitvoering van het betalen en maken van loonstroken.

Werknemers kunnen in principe handmatig hun uren, verlof en verzuim noteren in bijvoorbeeld een Excel bestand. De leidinggevende kan dan op basis hiervan, de contractregels, de wet- en regelgeving en de cao het loon berekenen van de werknemers. De boekhouder voert vervolgens de betaling uit. Toch is deze werkwijze bijna onmogelijk, zelfs voor de wat kleinere bedrijven. Alle gegevens moeten namelijk gecontroleerd worden op correctheid en er zijn bijna geen leidinggevenden die alle geldende wet- en regelgeving uit het hoofd kent. Om deze redenen zoeken ondernemers naar systemen of diensten die kunnen verzekeren dat de werknemers correct en op tijd betaald worden. in Nederland zijn er dan ook veel bedrijven die ervoor kiezen om (gedeeltelijk) de salarisadministratie uit te besteden.

Controles zijn essentieel wanneer het om salarissen gaat. Werknemers die bijvoorbeeld te weinig loon krijgen, moeten hier een compensatie voor krijgen. Deze compensaties kosten echter tijd en geld. Als een werknemer teveel krijg uitbetaald, is de terugvordering vaak lastig op administratief en juridisch gebied. Er is geen controle nodig bij bepaalde bonussen, declaraties of wijzigingen. Deze vereisen echter wel een goedkeuring van een specifieke leidinggevende.

https://www.cbbs.nl/